A papíralapú levelezésnek közismertek a szabályai. Ezeket lényegében az elektronikus levelezés során is be kell tartanunk, még akkor is, ha elmondható, hogy az elektronikus levelezés sokkal kevésbé formális, mint a hagyományos, tehát a konvenciókhoz kevésbé kötelező ragaszkodnunk, például magyar nyelven gyakoribb a tegeződés. Mindazonáltal kinek-kinek magának kell megítélnie, hogy milyen mértékben él ezzel a szabadsággal.

• Mivel a levelezés lényeges kérdése a gyorsaság, ne várakoztasd sokáig partneredet, legalább egy sort küldj neki, miért nem válaszolsz!

• Mindig (és lehetőleg a leginformatívabb módon) töltsd ki a Subject (Tárgy) rovatot!

• Az automatikus válaszfunkció (Reply) segítségével idézhetjük levelezőpartnerünk levelét. Élj ezzel a lehetőséggel, mert elképzelhető, hogy levelezőpartnered már nem emlékszik a témára!

• Többeknek címzett leveleknél, ha teheted, saját magadnak címezd a levelet és használd a Bcc funkciót a Cc helyett! Ebben az esetben senki nem kapja meg mások e-mail címét.

• Légy tömör anélkül, hogy túlságon lényegretörő lennél! Amikor egy levélre válaszolsz, csak annyit idézz az eredeti anyagból, hogy érthető legyen a válaszod és ne többet! Rendkívül rossz szokás az egész levelet idézni a válaszban - szerkeszd ki a felesleget! Inkább törölj belőle és csak a reagálást kiváltó sorokat hagyd meg a ">" jelek után, amelyet sok program alkalmaz.

• Sok levelezőprogram lehetővé teszi aláírás-állomány automatikus hozzáfűzését leveleinkhez. Ezeket lehetőleg kisebb terjedelműre komponáld meg. Szükségtelen hosszú idézetekkel, ASCII-rajzokkal nehézkessé (a címzett számára esetenként bosszantóvá) tenni leveledet.

• A csupa nagybetűs szöveget sokan KIABÁLÁSNAK (screaming) érzik, és nehezebben is olvasható mint a kisbetűs vagy a vegyes (kisbetűket és nagybetűket egyaránt használó) szöveg.

• Lehetőleg csak ASCII formátumú leveleket küldj! A From (Feladó), a To (Címzett) és a Subject (Tárgy) rovatban semmiképpen ne használj ékezetes betűket!

• A 60 kbyte-os terjedelemnél hosszabb leveleket több részre tagolva küld! Ne írj 65-70 karakternél többet egy sorba! Ne írj soremelés nélküli, lezáratlan sorokat, mert ezeket sok rendszer nem tudja kezelni!

• Soha ne feledd, hogy a címzett is emberi lény, méghozzá olyan, akinek kultúrája, nyelve, humora egészen más is lehet, mint a tiéd! Dátum formátumok, mértékegységek, idiómák sem utaznak túl jól.

• Egy e-mail üzenet szállítási költsége nagyjából egyenlő a feladónál és a címzettnél. Ez alapvetően eltér a hagyományos levéltől, a telefontól, a rádiótól, és a TV-től. Egy levél elküldése konkrétan hálózati szélességbe, diszk helybe, és CPU időbe is kerülhet. Ez az alapvető gazdasági oka, amiért nem illik a kéretlen hirdetést elektronikus levélben küldeni. (Ez ráadásul tilos is sok helyen.)

• Ha nagyobb állományokat akarsz valakihez levélben eljuttatni, illendőségből előre jelezd ezt! Magyarországon nem haszontalan a nagyobb leveleket, állományokat az esti órákban elküldeni, hogy az a címzettnek a lehető legalacsonyabb telefonköltséget okozza. Nem vonatkozik ez a bérelt vonalra és a TV-NET-re.

• Használj szimbólumokat hangsúlyozásra: *Erre* gondoltam. Használj aláhúzásjeleket aláhúzásra: A kedvenc könyvem a _Háború és béke_! Mosolyogj :-), szomorkodj :-(, csodálkozz :-O a megfelelő jelek használatával, mert az e-mail-ben nincs hangsúly!